Главная
КОМПАС-CLOUD
Скачать
Цены   
Вебинары
Форум
Новости
Контакты
Решение для

Подписка на рассылку компании "КОМПАС":
Повышаем эффективность бизнеса - бесплатные online-семинары

Подписаться письмом

Подписка на рассылку НК "Услуги для бизнеса":
Эффективное управление бизнесом: просто о сложном

Подписаться письмом

Архив по годам:

1995    1996    1997    1998    1999    2000    2001    2002    2003    2004    2005    2006    2007    2008    2009    2010    2011    2012    2013    2014    2015    2016    2017    

Документооборот в корпоративной информационной системе "КОМПАС"

Документооборот в корпоративной информационной системе "КОМПАС"


Обсуждая проблемы выбора системы документооборота, я очень часто сталкиваюсь с тем, что к ней предъявляются только требования, специфические именно для этой части задач автоматизации управления предприятием. Рассматривается удобство и качество ввода отсканированных бумажных документов, возможность их перевода в различные текстовые форматы, анализируется решение проблем workflow и т.д. и пр.

Между тем, в наше время, на мой взгляд, имеет смысл говорить только о комплексной корпоративной информационной системе (КИС). А в этом варианте подсистема документооборота становится центральным стержнем КИС, т.к. единственная приемлемая модель организации комплексной системы - это модель учета "от первичного документа".

При таком подходе исходными данными, вводимыми оператором, являются именно первичные документы. Вся остальная учетная информация (она же служит одновременно основой оперативного и долгосрочного планирования) получается с помощью процедур преобразования имеющихся в них данных. Естественно, говоря так, я слегка утрирую. В процессе преобразования первичная информация может быть дополнена некоторыми дополнительными атрибутами, взятыми из справочников или введенными оператором с клавиатуры. Но важно то, что основной массив данных не вводится повторно. Это, с одной стороны, минимизирует объем учетных работ в целом по предприятию, с другой, позволяет избежать избыточных ошибок, неизбежно возникающих в процессе "ручного" ввода.

Описанный выше способ организации КИС кардинально меняет критерии выбора системы документооборота. На первый план выступают вопросы ее связи с другими подсистемами комплекса, вопросы быстрого оформления первичных документов. В то же время все проблемы, связанные со сканированием бумажных документов и распознаванием текстов, становятся гораздо менее актуальными, т.к. основная информация готовится на компьютере, после чего распечатывается. Возможность сканирования очень полезна для ввода в КИС документов, поступивших от сторонних организаций. Однако и здесь она постепенно утрачивает актуальность, т.к. все больше развивается электронный обмен данными между различными организациями. Я имею в виду и получившие широкое распространение системы "клиент - банк", и электронные форматы сдачи отчетности в налоговые органы, и, главное, различные унифицированные стандарты типа XML.


Когда я говорю о важности связи с другими подсистемами комплекса, то часто получаю ответ: "Конечно, это необходимо, но мы решим эту проблему за счет создания межпрограммных шлюзов". Несомненно, такое решение имеет право на существование, однако из моей практики следует, что качество "шлюзовой" связи не слишком высоко. Во-первых, как правило, снижается оперативность поступления данных из подсистемы в подсистему. Во-вторых, зачастую такой вариант ведет к двойному вводу нормативно-справочной информации. А это не только двойной объем работы. Гораздо важнее то, что постоянно возникают рассогласования между справочниками различных подсистем. Приведу простейший пример. Важным элементом автоматизации документооборота является справочник партнеров, в котором хранятся все их реквизиты, необходимые для быстрого оформления документов. В то же время в таком справочнике нуждается и подсистема управления финансами, в которой коды партнеров выступают в качестве аналитических шифров к некоторым счетам бухгалтерского учета. Кроме того, на них базируется управление взаиморасчетами. Если документооборот и бухгалтерия связаны с помощью шлюза, то постоянно возникают ситуации, когда под одним и тем же кодом бухгалтер и менеджер, оформляющий документы, заносят (каждый в свой справочник) разных контрагентов. В результате в процессе импорта документов в финансовую подсистему происходит путаница: например, платежи, отправленные одному партнеру, ведут к снижению кредиторской задолженности совсем другому.

На основании вышесказанного я считаю, что оптимальным способом связи является совместная работа в едином информационном пространстве, когда все справочники являются общими и возможно преобразование "документной" информации в учетную в режиме online, что резко повышает оперативность получения картины состояния предприятия.

Процесс занесения информации, полученной из первичного документа, в учетные подсистемы КИС может инициироваться по запросу пользователя (иначе говоря, вручную) или самим программным обеспечением, т.е. автоматически. С моей точки зрения, любая система должна поддерживать ручной вариант. Эта необходимость диктуется существующей практикой работы, в которой вовсе не все однородные документы должны быть отражены в учетной информации. Тем не менее, чем больше бизнес - процессов удается перевести в автоматический режим, тем выше эффективность использования ПО.

Можно выделить 3 модели автоматической совместной работы подсистем в режиме online.

Первую из них назовем "подокументной". Эта модель предполагает, что каждой бизнес - процедуре, меняющей состояние учетных подсистем, соответствует свой тип документа. Состояние меняется только в момент занесения в базу данных нового документа или корректировки любых атрибутов уже имеющегося.

Вторая модель называется "событийной" или "статусной". В ней изменение состояния системы происходит в случае изменения статуса документа, всего лишь одного поля описывающей его записи.

Наконец, третья модель является смешанной, позволяющей настраивать каждую конкретную разновидность документа на работу в соответствии с одной из двух вышеуказанных моделей.

Текущая версия КИС "КОМПАС" реализует подокументную модель. В находящемся сейчас на стадии разработки новом пакете программ, который носит условное название "KCom", используется смешанный вариант.


Основой настройки документооборота является справочник типов документов. Тиражная поставка комплекса уже включает в себя широкий спектр настроенных описаний. Среди них различные хозяйственные договора, договора подряда, акты, письма, приказы, счета, накладные, документы внутреннего складского движения, наряды на выполнение работ, платежные документы и многое другое. Но главное заключается в том, что пользователь может добавить любое количество собственных типов, полностью описав систему документооборота, действующую на конкретном предприятии.

Запись таблицы справочника, характеризующая каждую разновидность документов, содержит множество параметров (Рис.1). Среди них информация, в какой таблице базы данных хранятся документы этого типа, с помощью каких табличных и экранных форм производится визуализация (об этом чуть ниже), какие печатные шаблоны можно использовать для создания "твердой копии". Пользователь имеет возможность настроить систему автоматической нумерации документов: приписать к изменяющейся части произвольный префикс и суффикс (например, часто в качестве суффикса выступает номер года); задать период нумерации (месяц, квартал, год или "вечность"), по окончании которого она автоматически начинается с единицы; организовать контроль на повтор номеров различной степени жесткости; установить совместную сквозную нумерацию нескольких типов.

Рис.1. Окно описания типа документа

Но самый главный момент - это настройка связи с учетными подсистемами комплекса. На Рис.1 показан опциональный выбор связи с бухгалтерскими подсистемами. В колонке, характеризующей бухгалтерскую разноску документа, можно выбрать степень автоматизма появления проводок в журнале хозяйственных операций (ЖХО). Имеется возможность выбора одного из двух вариантов ручной инициализации процесса (по запросу оператора) или одной из двух автоматических процедур. Пользователь может указать код типовой операции (она может быть очень сложной, содержащей большое количество проводок), по которой проводится разноска. Следует пояснить, что в случае любого из двух вариантов "без показа" проводки заносятся в ЖХО без возможности предварительного редактирования. В противном случае данные, полученные в результате расчетов, могут быть изменены бухгалтером.

Из Рис.1 видно также, что существует возможность сходным образом настраивать связь со складской подсистемой (здесь можно указать, каким образом документ влияет на изменение складских остатков) и с подсистемой контроля взаиморасчетов, в которую в "КОМПАСЕ", помимо управленческого журнала взаиморасчетов, входят также книги продаж и покупок.


Еще одним важным принципом организации документооборота в пакете "КОМПАС" является возможность создания документа по образцу. Очень часто бывает, что нам нужно подготовить новый документ на основании того, что уже хранится в базе данных. Например, акт о выполнении работ по какому-либо этапу хозяйственного договора или же платежное поручение на основании счета поставщика. Очевидно, что подавляющее большинство данных в имеющемся и новом документах будет совпадать.

Чтобы минимизировать труд пользователей и избежать ошибок, возникающих в процессе повторного ввода информация, создатели системы предложили следующую стратегию. После получения команды оператора "ввести в реестр новый документ" на экране появляется окно запроса прототипа (Рис.2). В этом окне он может выбрать из реестра или журнала взаиморасчетов конкретный документ нужного типа, при желании предварительно ограничив выбор кодом конкретного партнера (как правило, оператор знает, кому предназначается оформляемый документ). После нажатия кнопки "По образцу" все сведения о плательщике и получателе, а также суммы переносятся из прототипа в новую запись. Выбор по журналу взаиморасчетов удобен тем, что в процессе переноса анализируются данные о прошедших оплатах и в создаваемый документ переносится из прототипа не вся сумма, а только ее неоплаченный остаток.

Рис.2. Окно запроса прототипа документа

Альтернативным способом создания документа по образцу является возможность дать команду "скопировать текущую запись (ту, на которой установлен курсор) в новую".


Наконец, еще одна характерная особенность подсистемы документооборота пакета "КОМПАС" связана с многократно описанным в прессе инструментом визуальной настройки "МАСТЕРА". С его помощью можно менять вид реестра на экране, создавать удобные для конкретного оператора схемы отбора/поиска документов и подсчета контрольных сумм, оказывающие существенную помощь в локализации ошибок ввода.

"МАСТЕР ЭКРАННЫХ ФОРМ" позволяет изменить экранное представление самого документа. Так, например, показанная на Рис.3 экранная форма счета может быть приведена к виду, удобному в случае данного конкретного внедрения. Без помощи программиста можно ввести новые закладки, изменить расположение информационных полей, задать оптимальную последовательность ввода данных.

Рис.3. Экранная форма счета

"МАСТЕР ПЕЧАТНЫХ ФОРМ" позволяет создать для каждого типа документов неограниченное число шаблонов печати, которые готовятся с помощью текстового процессора Word. Если их много, то перед печатью придется каждый раз выбирать нужный вариант. Если с типом связан только один шаблон, то этап выбора отключается и таким образом увеличивается скорость подготовки "твердой копии".

"МАСТЕР ОТЧЕТОВ" позволяет сходным образом подготовить шаблоны печати самого реестра (перечни документов).

В заключение хочу отметить, что описанная в данной статье система автоматизации документооборота апробирована в многократных внедрениях пакета "КОМПАС". Она на практике продемонстрировала способность адаптации к самым различным документопотокам, обеспечивая при этом высокую скорость ввода исходной информации и оперативность получения картины состояния дел на предприятии.


Гл.эксперт ООО "Компас", к.т.н. Игорь Якобсон

e-mail: sensr@kompac.spb.su

Архив по годам:

1995    1996    1997    1998    1999    2000    2001    2002    2003    2004    2005    2006    2007    2008    2009    2010    2011    2012    2013    2014    2015    2016    2017    

Проекты

На выходе новая версия CRM-системы КОМПАС: Маркетинг и менеджмент с расширенной связью с мобильными приложениями.

Мероприятия

Компания "КОМПАС" приняла участие в Международном Инновационном Форуме и конференции iFresh.
Rambler's Top100
Rambler's Top100



Яндекс.Метрика