<скачать PowerPoint-презентацию документооборота 1.6Mb>

Документооборот является базовой подсистемой ERP-системы "КОМПАС". Ее элементы пронизывают все остальные подсистемы и модули комплекса. Она предназначена для использования предприятиями произвольного профиля, ведь первичные документы оформляют все. Важнейшим преимуществом ERP-системы "КОМПАС" являются удобство и высокая скорость подготовки первичных документов.



Все функции документооборота разработаны так, чтобы минимизировать ввод информации с клавиатуры. Это достигается, в первую очередь, за счет возможности создать один документ на основании одного или нескольких других:

• платежное поручение как копию платежного поручения;
• кассовый ордер по счету (при этом получатель товара в счете автоматически становится плательщиком в ордере);
• акт по договору или одному его этапу, если договор разбит на этапы и т. д.

Очень полезным для оптимизации документооборота оказывается, например, выпуск платежных поручений сразу по нескольким счетам. При подготовке можно заранее ограничить отбираемые документы конкретным партнером.


Помогают ускорить подготовку документов (и повысить эффективность документооборота в целом) и такие функции как:

• автоматическая текстовая расшифровка налогов в основании платежа одновременно с расчетом их суммы по произвольной схеме;
• автоматическое внесение в текст основания платежа слов типа "основание: счет-фактура N 9009".

В процессе документооборота документы можно готовить как по принципу "ввести новый документ в реестр на основе старых из этого или других реестров", так и по принципу "создать документы другого типа на основе одного, описанного в данном реестре". В любом случае пользователь имеет возможность визуализации всех связей конкретного документа с главными ("родителями") и подчиненными ("порожденными").


Важнейшим элементом настройки документооборота является Справочник типов документов. Такая настройка доступна рядовому пользователю. На основе справочника можно:

• связать с каждым типом документа набор произвольных средств его визуализации на экране;
• описать систему автоматической нумерации документов каждого типа;
• автоматизировать "разноску" документа по бухгалтерским счетам на базе справочника типовых операций и создание записей в Журнале взаиморасчетов и книге продаж/покупок;
• указать, нужно ли документ автоматически включать в кассовую книгу;
• настроить автоматическую отсылку документа по электронной почте сразу после его создания;
• указать, влияет ли его ввод и корректировка на изменение складских остатков и, если да, то каким образом и т. д.

Большим преимуществом ERP-системы "КОМПАС" в части автоматизации документооборота является и то, что пользователь легко может создавать свои реестры документов, вводить новые разновидности документов, обладающие широким набором свойств, настраивать произвольные схемы автоматического отражения документов в любых учетных журналах.




Важнейшими функциями подсистемы "Документооборот" являются также функции, автоматизирующие DocFlow и WorkFlow (маршрутизация документооборота и планирование бизнес-процессов):

<скачать PowerPoint-презентацию по маршрутизации 1.9Mb>

• маршрутизация документоборота (в том числе по циклическим и разветвленным маршрутам), постановка и раздача задач сотрудникам;
• контроль прохождения и исполнения документов в процессе документооборота;
• работа с версиями документов и процедуры согласования;
• расчет плановых сроков запуска документа в работу на основе заданной даты готовности;
• расчет плановых сроков готовности документа на основе заданной даты начала подготовки;
• служба оповещения об прохождении этапов документооборота, в том числе по e-mail.

Вернуться к описанию ERP-системы "КОМПАС"

Бизнес-процессы: документооборот, планирование бизнес-процессов, подготовка первичных документов, маршрутизация документооборота, DocFlow, WorkFlow