Все функции электронного документооборота в ERP-системе "КОМПАС" разработаны так, чтобы минимизировать ввод информации с клавиатуры. Это достигается, в первую очередь, за счет возможности создать один документ на основании одного или нескольких других:
- платежное поручение как копию платежного поручения;
- кассовый ордер по счету (при этом получатель товара в счете автоматически становится плательщиком в ордере);
- акт по договору или одному его этапу, если договор разбит на этапы и т. д.
Очень полезным для оптимизации документооборота оказывается, например, выпуск платежных поручений сразу по нескольким счетам. При подготовке можнозаранее ограничить отбираемые документы конкретным партнером.
Уникальная настраиваемая система поиска/фильтров/подсчета итогов
Для отбора данных можно использовать любые поля таблиц в сочетании с разнообразными функциями сравнения: "равно", "больше", "меньше", "похоже на", "включает в себя", "начинается с " и т.п. Условия отбора объединяются, как по "И", так и по "ИЛИ". Например, можно отобрать документы, у которых дата выпуска находится в диапазоне с 01.06.2009 по 30.06.2009 и наименование получателя включает в себя сочетание букв "Альфа" или "Гамма".
Поиск по ключевым словам
Существует возможность приписать каждому документу одно или несколько ключевых слов. Это дает возможность быстрого отбора всех документов, имеющих в описании заданное ключевое слово.
Контекстный поиск
Осуществляется в текстах WORD-документов форматов doc и docx.
Быстрое создание новых реестров документов
Большим преимуществом подсистемы "Документооборот" является и то, что пользователь легко может создавать свои реестры документов, вводить новые разновидности документов, обладающие широким набором свойств, настраивать произвольные схемы автоматического отражения документов в любых учетных журналах.
Полная настраиваемость форм ввода и алгоритмов документа
Важнейшим элементом подсистемы "Документооборот" является Справочник типов документов. Настройка справочника доступна рядовому пользователю. На его основе можно:
- связать с каждым типом документа набор произвольных средств его визуализации на экране;
- описать систему автоматической нумерации документов каждого типа;
- автоматизировать "разноску" документа по бухгалтерским счетам на базе справочника типовых операций и создание записей в Журнале взаиморасчетов и книге продаж/покупок;
- указать, нужно ли документ автоматически включать в кассовую книгу;
- настроить автоматическую отсылку документа по электронной почте сразу после его создания;
- указать, влияет ли его ввод и корректировка на изменение складских остатков и, если да, то каким образом и т. д.
Подсистема "Документооборот" позволяет хранить и отслеживать различные версии одного и того же текстового документа.
Отслеживание связей документов
В процессе электронного документооборота документы можно готовить как по принципу "ввести новый документ в реестр на основе старых из этого или других реестров", так и по принципу "создать документы другого типа на основе одного, описанного в данном реестре". В любом случае пользователь имеет возможность визуализации всех связей конкретного документа с главными ("родителями") и подчиненными ("порожденными").
Развитый аппарат маршрутизации документооборота (DocFlow)
Возможность автоматической отсылки документов по e-mail
Автоматический синтез текста
Это преимущество из разряда "мелочь, а приятно". Оно также помогает ускорить подготовку документов (и повысить эффективность электронного документооборота в целом). В подсистеме "Документооборот" имеются такие функции как:
- автоматическая текстовая расшифровка налогов в основании платежа одновременно с расчетом их суммы по произвольной схеме;
- автоматическое внесение в текст основания платежа слов типа "основание: счет-фактура N 9009".
